(1)-MAAŞ DEĞİŞİKLİKLERİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR:
ü Maaş değişikliği bilgi girişleri için, aşağıdaki belirtilen konulara özen gösterilmesi ve uyulması gerekmektedir.
ü Personelin özlük hakları ile ilgili talimatlara harfiyen uyulması gecikmelerin ve zaman kaybının önlenmesinde büyük önem arz etmektedir.
ü Aşağıda belirtilen açıklamalara uyulmadan yapacağınız iş ve işlemlerden dolayı ileride oluşabilecek aksaklıklardan ve personel alacaklarından dolayı yapılan fazla veya eksik ödemelerden idareniz birinci derece sorumludur.
1- Tüm okulların personel maaşları Muhasebe Müdürlüğündeki say2000i sistemi üzerinde toplu olarak yapıldığından Maaş bilgi değişikliklerinin ‘Maaş Bilgi Değişikliği Formuna’ işlenerek periyodik olarak her ayın; 01’i ile 04’ü arasında Muhasebe Tahakkuk Şubesine Değişiklik belgeleri ile birlikte şeffaf dosya içinde ikişer nüsha halinde teslim edilmesi gerekmektedir.
2- Say2000i Sistemi gereği; aynı Genel Müdürlüğe bağlı kurumların bilgi girişlerinin aynı anda yapıldığı ve tahakkuklarının, aynı Ödeme Emri Belgesinde (Nakit Fişi) tek kalemde kesiliyor olması nedeni ile bir okulun bilgilerini geç getirmesi diğer okullarında bilgi girişlerinin girilmesinde gecikmeye neden olmaktadır.
3- Maaş değişiklik işlemleri; ek ders ücretlerinin yapılma dönemi ile çakışması nedeniyle, her ayın 01’i ile 04’i arasında yapılmakta olup, bu tarihten sonra gelen maaş değişiklikleri bir sonraki ayada işleme konulmak üzere iade edilecektir.
4- Maaş değişiklik belgelerinin zamanında teslim edilmesine özen gösterilmesi kişi alacaklarının ücretlerinin sağlıklı yürütülmesine yardımcı olacaktır.
5- Değişiklik belgelerinde Aslı gibidir Onayının bulunması zorunludur.
6- Tüm okulların ilgili tarihler arasında Maaş Bilgi Değişikliklerini getirmeleri, işlemlerin sağlıklı yürütülmesinde önemli rol oynamaktadır.
7- Maaş Değişikliği Formu ve Belgelerini üzerinde silinti ve kazıntıların olmamasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
8- Telefon ile maaş değişikliği işlenmesi kesinlikle yapılmayacaktır.
9- Tükenmez ve Kurşun kalem ile yapılan düzeltmeler dikkate alınmayacaktır.
10- Maaş Değişiklik Formunun ve belgelerin Müdür tarafından onaylı olması gerekmektedir.
11- İlçe içi ve il dışı nakillerde personelin ilişik kesme ve yeni göreve başlama tarihlerine dikkat edilmesi, ayın 1.günü ile 10.günü arasında ilçe içi ve il dışı atamalarda okulunuz ,sorumlu personel ile görüşmeden ilişik kesme işlemi yapılmamalıdır.
12- Maaş bilgi değişikliklerinin sorumlu personelin dışında diğer personellerle gönderilmemesi, maaş bilgilerinin parça, parça getirilmemesi ve okul müdürünün görevlendirdiği müdür yardımcısı veya bir personel tarafından bir defada getirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde karışık ve eksik bilgi girilmesi nedeni ile, ya hak kayıplarının farkına varılamamakta ya da mükerrerlik söz konusu olmaktadır.
13- Maaş Banka Listeleri her ayın 10’u ile 15’i arasında Müdürlüğümüz Muhasebe Tahakkuk şubesinden alınması gerekmektedir.
14- Maaş bordroları istenmesi halinde bir defaya mahsus olmak üzere resmi yazı ile okulun e-posta adresinin bildirilmesi halinde her ayın 15 i ile 20 si arasında e-mail yolu ile bildirilecektir.ve ferizli54@meb.gov.tr yayınlanacaktır.
15- Okulunuzun e-mail adresine gönderilen bordroların çıktısı alınarak, aylık olarak okulda dosyalanıp, muhafaza edilmesi gerekmektedir.
16- Bordroların okul panolarına asılarak veya personele çıktı verilerek maaş bilgilerini kontrol etmeleri istenecek, varsa yanlışlıkların düzeltilmesi için, şube personeline bir sonraki ayın maaş bilgi değişiklikleri formuna eklenerek düzeltilmesinin sağlanması istenecek.
17- Maaş bordroları Say2000i sistemi üzerinden alınarak, okullara gönderildiği için, kredi çekmede kullanılacak bordroların okul Müdür ve Müdür yardımcısına tasdik edilmesi yeterli olacaktır.
18- Müdürlüğümüze maaş bordrolarının çıktısı ve onayı için öğretmen ve personelin kesinlikle gönderilmemesi gerekmektedir.
19- Okulunuz personelinin özlük haklarında oluşabilecek değişikliklerin zamanında yapılması personel alacaklarında yaşanan gecikmelerin önlenmesinde büyük önem arz etmektedir.
20- Gereksiz yazışma ve işlemlere yer vermemek için, personel bilgi değişikliklerinin zamanında Müdürlüğümüz Muhasebe Tahakkuk Şubesine bildirilmesi gerekmektedir.
21- Zamanında getirilmeyen veya teslim edilmeyen belgelerden dolayı personel alacaklarında doğabilecek aksaklıklardan idareniz sorumlu tutulacaktır.
22- Maaş bilgi değişikliği olmayan okullar Tahakkuk birimimize değişikliğin olmadığını üst yazı ile bildirmeleri gerekmektedir.
23- Maaş değişiklik belgelerinin aslı okulda kalmak kaydı ile bir örneğini aslı gibidir yapıp 2 nüsha halinde okulun Muhasebe işlerinden sorumlu personeli tarafından Müdürlüğümüz Tahakkuk Şubesine getirilmesi gerekmektedir.
24- Maaş değişiklik formunda ve eklerinde aşağıda belirtilen konulara özen gösterilmesi gerekmektedir.
25- Liselerin Maaş bilgi değişikliklerini anılan tarihler arasında Muhasebe Müdürlüğüne Okul Memuru tarafından işletilmesi gerekmektedir.
26- Maaş değişiklik bilgi formu tek standart biçimde Okullarca kullanılacaktır.
Ø RAPOR KESİNTİLERİ:
ü Raporlu personelin rapor gün sayısı her ay düzenli olarak maaş değişikliği formuna işlenmesi yıl içinde toplam alınan ve bu ay alınan rapor olarak belirtilmesi gerekmektedir.
ü Raporlarda yıl içinde ilk 7 günlük kısmı maaştan kesilmez ancak ek tazminattan kesildiğinden ilk 7 günlük raporların belirtilmesi gerekir.
ü Heyet raporları maaştan kesilmez ancak ek tazminattan kesilir.
Ø DERECE TERFİİLER:
ü Derece-Terfii çizelgeleri zamanı geldiğinde bekletilmeden yapılıp, o ayki maaş değişiklik formuna eklenmesi gerekmektedir.
ü Personelin ayın 14.gününe kadar olan terfisi o ayki maaş değişikliği formuna işlenir. 15 inden sonra terfii hak ediliyorsa sonraki ayın maaş değişikliği formuna işlenir.
ü Geç düzenlenen derece-terfilerin geçmişe yönelik hak alacakları işlemleri geriye dönük yapılamadığından okulunuz personelin alacakları ile ilgili hak kayıplarının önlenmesi için. Derece terfilerin zamanında yapılarak maaş değişikliği formuna işlenmesi ve belgelerinin eklenmesi gerekir.
Ø AİLE DURUMU:
ü Personelin aile durumu ile ilgili oluşabilecek değişiklikler resmi belgeleri ile birlikte maaş değişiklik formuna işlenmesi gerekir.
ü Örneğin; Bekar iken evlenen, Evli iken boşanan veya eşinin çalışıp, çalışmadığı ile ilgili personelin durumu belirtilecek.
Ø YENİ ÇOCUK BİLGİSİ:
ü Yeni çocuk sahibi olan personelin, Çocuk yardımından faydalanabilmesi için, çocuğun kimlik fotokopisi ve doğum raporunun bir örneği maaş değişiklik formuna iliştirilecek.
ü Maaş değişikliği formundaki bölüme çocuğun adı-soyadı-doğum tarihi ve TC.Kimlik numarası yazılacak.
Ø YENİ SAĞLIK KARNESİ BİLGİSİ VEYA DEĞİŞİKLİĞİ:
ü Personel veya bakmakla yükümlü bulunduğu aile fertlerine yeni sağlık karnesi alınmış ise sağlık karnesinin onaylı fotokopisi maaş değişikliği formuna iliştirilecek.
ü Maaş değişikliği formundaki ilgili bölüme adı-soyadı-doğum tarihi TC.Kimlik numarası ve sağlık karnesi seri numarası yazılacak.
ü Personel veya bakmakla yükümlü bulunduğu aile fertlerinin sağlık karnesi değiştirilmiş ise yeni sağlık karnesinin onaylı fotokopisi maaş değişikliği formuna iliştirilecek.
ü Eski sağlık karnesindeki daha önce yapılan protezler yeni sağlık karnesine işlenerek eski karne iptal edilip, okulda muhafaza edilecek.
Ø DİL TAZMİNATI:
ü Personelin dil sınavında almış olduğu tazminat düzeyindeki başarı belgesi maaş değişiklik formuna bir sefere mahsus olarak işlenecek, kanunda belirtilen süre içinde yenilenmesi gereken belgelerin kontrolü yapılacak, konu hakkında değişiklik olduğu takdirde ilgili şubeye bildirilecektir.
ü Süresi dolduğu halde personele sehven ödenen dil tazminatından okul idareleri sorumlu tutulacaktır.
Ø SENDİKA ÜYELİĞİ ve İSTİFA İŞLEMLERİ:
ü Sendikalara üyelik ve istifa formlarının mutlak surette okul kurum kaydına girdikten sonra o ayki maaş değişiklik formuna sendika adı ve üyelik numarası işlenerek, formların aslı gibidir onaylı suretinin değişiklik formuna eklenmesi gerekmektedir.
ü İstifa formlarının, istifa edilen sendikaya tebliğ edilmiş olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
Ø ÇEŞİTLİ KESİNTİLER:
ü Personelin maaşı üzerinde yapılması istenen kesintiler, personelin talebi üzerine yapılabilmektedir. Maaş kesim cezaları resmi belge bulunması durumunda yapılabilmekte ancak diğer kesintiler kişi borcu çıkartılıp, kesinti yapıla bilinmektedir.
ü Maaşı üzerinde fazla ödenen tutarlar tespit edilip, o ayki bordro, kişinin dilekçesi ve Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne hitaben yazılan üst yazı ile kişi borçlandırılıp, maaşı üzerinde kesinti yapıla bilinmektedir.
ü Örneğin; Personel Askere veya ücretsiz izne ayrıldı sehven kişiye fazla maaş ödendi. Askerlik dönüşü veya ücretsiz izin dönüşü fazla aldığı maaşı kişiden tahsil edilir.
ü İlgili Şubeye zamanında bilgi ve belge verilmediğinden personele fazla ödenen maaş ve diğer ücretlerden şube personeli değil, okul idareleri 1.derece sorumludurlar.
Ø NAFAKA KESİNTİSİ:
ü Nafaka kesintisi yapılacak olan personelin icra celbinin şubemize ibraz edilmesi ve her ay periyodik olarak maaş değişiklik formuna işlenmesi gerekmektedir.
ü Birikmiş nafaka borcu olan personelin biriken nafaka borcu yazısının şubemize teslim edilmesi ve her ay periyodik olarak maaş değişiklik formuna işlenmesi gerekmektedir.
Ø İCRA KESİNTİSİ:
ü İcrası gelen personelin maaşından ¼ oranında kesinti yapılması; İ.İ.K’nun 355-356-357 maddelerinin gereğidir.
ü Okula gelmiş olan icra celpleri, ilgiliye bildirildikten sonra ilgili ayın maaş bilgilerine eklenerek bilgi değişiklikleri ile birlikte tahakkuk şubesine teslim edilmesi gerekmektedir.
ü Maaş değişiklik formlarına icralı personelin icra bilgilerinin her ay periyodik olarak yazılması gerekmektedir.
ü İcrası biten personelin varsa sıradaki icra celplerinin biten icranın sonrasındaki ayda maaş değişiklik formuna yeni icrası yazılıp, icra celbinin belgesi eklenmesi zorunludur.
ü Tahakkuk birimine, ilgili icranın kaldırıldığını gösterir -İcra Dairesince alınmış- belgenin ibraz edilmesi, ilgili kesintinin yapılması için yeterli olacaktır.
ü Banka dekontunun ibrazı, icra kesintisinin kaldırıldığı anlamına gelmeyecektir.
Ø İLKSAN KESİNTİSİ:
ü İlksan kesintisi sadece sınıf öğretmenleri, Asker sınıf öğretmenleri ve MEM de çalışan GİH sınıfındaki personelden kesinti yapılmaktadır.
ü Derece alan personelden o aya mahsus olmak üzere ilksan çift kesilmektedir.
ü
Ø ÜCRETSİZ İZNE AYRILMA:
ü Ücretsiz izne ayrılmalarda maaş değişikliği formuna ücretsiz izne ayrılma tarihi yazılıp, resmi yazı ve onay forma eklenecektir.
Ø DİĞER YAPILMASI İSTENEN DEĞİŞİKLİKLER:
ü Maaş değişiklik formu üzerinde belirtilmeyen diğer değişiklikler ile ilgili bilgiler formdaki açıklamalar bölümüne yazılması gerekmektedir.
EVRAK TAKİBİ
ü Okul ve kurum personelinden Ödeme emri belgesine bağlanan tedavi yolluk,harcırah,sürekli görev yolluğu gibi kişileri ilgilendiren evrakların Müdürlüğümüzce değil İlgili tarafından asli görevini aksatmadan takip edilmesi sağlanacaktır.
15.05.2008
Selami ÇİÇEK
Şube Müdürü
Ek Çizelgeler : Maaş Değişiklik Formu